TƏLİM NƏTİCƏSİ 3

3.1.1. TƏDBİR TƏŞKİLATÇISI TƏDBİRİN KOORDİNASİYASI VƏ LOGİSTİKASININ TƏŞKİLİNİ HƏYATA
KEÇİRİR

TƏDBİRİN KOORDİNASİYASI

Tədbirin layihəsi hazır olduqdan sonra əsas vacib vəzifələrdən biri tədbirin təşkilinin praktiki hissəsidir. İstənilən tədbirin uğurlu olması üçün onun bütün elementlərinin bir-birilə bağlı şəkildə və ardıcıllığı qorunaraq fəaliyyət göstərməyi labüddür. Bütün bunlar tədbirin koordinasiyasının əhəmiyyətini vurğulayır.

Təşkilatçı tədbirin koordinasiyasını ya özü həyata keçirir, ya da bu işi peşəkar şəkildə yerinə yetirən koordinator dəvət edir. Adətən koordinatorların işinə aşağıdakılar aid edilir:

- Qonaqların və iştirakçıların məkana gəlişinin təmin edilməsi;
- Qonaqların və iştirakçıların qarşılanması, yerləşdirilməsi;
- Ssenariyə riayət edilməsinə nəzarət;

- Yemək və içkilərin vaxtında verilməsinə nəzarət;
- Tədbir zamanı baş verə biləcək bütün problemlərin effektiv şəkildə aradan qaldırılması və s.

Koordinasiyanın uğurlu olmağı üçün tədbirdən əvvəl bütün işçi heyətinə son təlimatlar verilir və hər bir işçiyə onun tədbir zamanı yerinə yetirməli olduğu vəzifələri göstərilmiş yazılı qeydlər paylanılır.

Müxtəlif tədbir növləri üzrə koordinatorun vəzifələrinə əlavələr edilə bilər. Məsələn, toy və ad günü tədbirləri zamanı koordinator bəy-gəlinin, ad günü olan şəxsin qarşılanması, məkana daxil olması, ssenari əsasında giriş rəqslərinə başlamaq işarəsinin verilməsi, rəqs heyətinin və musiqiçilərin öz çıxışlarına başlamalarını bildirmələri kimi prosesləri yerinə yetirir.

Konsertlər zamanı adətən koordinator səhnə arxasında olur və çıxış edəcək şəxslərin növbəliliyinə, həmçinin, texniki heyətin işinə nəzarət edir.

Konfrans və seminarlar zamanı koordinator iştirakçıların və çıxış edəcək şəxslərin qarşılanması, yerləşdirilməsi və lazım olan vəsaitlərlə təminatını həyata keçirir. Bu zaman tədbirin moderatoru ilə daimi əlaqədə olur.

Dövlət əhəmiyyətli tədbirlər zamanı koordinatorun məsuliyyəti daha çox olur. Belə tədbirlər müddətində koordinator dövlət rəsmilərinin mühafizəsi ilə texniki vasitələrin köməyi ilə daimi əlaqədə olur və protokola riayət edilməsinə nəzarət edir.